Resumen en lenguaje sencillo: Kofacture procesa los datos que necesitas para llevar tu contabilidad y operar tu empresa. Usamos proveedores tecnológicos en el exterior (incluida inteligencia artificial) para que el servicio funcione — te explicamos cuáles y qué reciben. Nunca vendemos tus datos. Puedes acceder, corregir o eliminar tu información cuando quieras. Si ocurre una brecha de seguridad, te avisamos.
1. Quién es responsable de tus datos
El servicio Kofacture (kofacture.com) es operado por KODIFY INTERNATIONAL LLC, una sociedad de responsabilidad limitada constituida en el Estado de New Mexico, Estados Unidos (constituida el 22 de diciembre de 2025; New Mexico Secretary of State, File No. 3137700), en adelante "Kofacture", "nosotros" o "el Responsable".
- Contacto de privacidad: privacidad@kofacture.com
- Encargado de Protección de Datos (DPO): privacidad@kofacture.com
- Domicilio: New Mexico, Estados Unidos
Importante: aunque la entidad está constituida en EE.UU., tratamos los datos de usuarios dominicanos conforme a la Ley 172-13 de la República Dominicana, además de las garantías que aplicamos por contrato a nuestros proveedores.
2. Qué datos recopilamos
a) Datos de cuenta: nombre, correo, teléfono, contraseña (encriptada), tipo de usuario (empresa/contador/freelancer).
b) Datos de tu empresa: razón social, nombre comercial, RNC o cédula, dirección fiscal, configuración NCF/e-CF, certificado digital DGII (almacenado encriptado).
c) Datos contables y operativos que tú ingresas o subes: facturas, comprobantes, gastos, NCF, clientes, proveedores, inventario, cuentas y movimientos bancarios.
d) Datos de terceros que tú nos confías (cuando aplican los módulos correspondientes):
- Nómina/RRHH: datos de tus empleados — cédula, salario, deducciones de seguridad social (AFP/ARS/SFS), ISR, cuentas bancarias.
- Asistencia: marcaciones, geolocalización y/o foto al marcar (si activas esas funciones).
- CRM: contactos y leads (nombre, email, teléfono, RNC/cédula).
- Reclutamiento (ATS): datos de candidatos y CVs.
e) Datos de uso: registros de acceso, dirección IP, dispositivo, interacciones, preferencias.
f) Publicidad, WhatsApp y eventos:
- Si llegas desde un anuncio o un enlace de campaña, guardamos de qué campaña vienes. El identificador de clic de la plataforma (por ejemplo, Meta o Google) lo guardamos solo si aceptaste las cookies de marketing de esa plataforma.
- Si nos escribes por WhatsApp, guardamos tu número, tu nombre de perfil y los mensajes de esa conversación para responderte y darte seguimiento. Si llegaste desde un anuncio, también guardamos de qué anuncio vienes.
- Si te inscribes en una clase o evento, guardamos tu nombre, tu WhatsApp y tu tipo de contribuyente para gestionar tu inscripción y enviarte los recordatorios. Si además nos das tu email, que es opcional, lo usamos solo para saber si después creas una cuenta en KOFACTURE con ese mismo email, y no te escribimos a ese email sin tu permiso. Si no aceptaste recibir comunicaciones y no te volviste cliente, borramos esos datos a los 6 meses del evento.
Los datos de las letras (c) y (d) los tratamos por cuenta tuya (tú eres el responsable; nosotros, el encargado). Esto se rige por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA).
3. Para qué usamos los datos y con qué base legal
| Finalidad | Base legal (Ley 172-13) |
|---|---|
| Prestarte el servicio (cuenta, contabilidad, facturación, módulos) | Ejecución del contrato (Términos de Servicio) |
| Emitir tus e-CF ante DGII vía proveedor certificado | Obligación legal del usuario + ejecución de contrato |
| Conservar comprobantes fiscales | Obligación legal (normativa tributaria) |
| Procesar pagos de tu suscripción | Ejecución del contrato |
| Seguridad, prevención de fraude y auditoría | Interés legítimo |
| Asistente de IA y OCR (extracción/clasificación) | Ejecución del contrato (función del servicio que solicitas) |
| Comunicaciones de marketing | Consentimiento (opcional, revocable) |
| Mejorar el servicio (estadísticas agregadas) | Interés legítimo |
4. Inteligencia Artificial y procesamiento automatizado
Kofacture usa modelos de IA de terceros para dos funciones: (a) OCR de facturas (extraer datos de imágenes/PDF que subes) y (b) el asistente contable (responder consultas sobre tu información).
- Para que estas funciones operen, fragmentos de tus datos (imágenes de facturas con RNC/montos/nombres, o datos de tu negocio consultados por el asistente) se envían a proveedores de IA ubicados en EE.UU. Ver la lista de subencargados (§6) y el Aviso de Transferencia Internacional.
- Contratamos a estos proveedores bajo condiciones que prohíben el uso de tus datos para entrenar sus modelos.
- El asistente de IA es una herramienta de apoyo: no sustituye el criterio de un contador o profesional. Las decisiones fiscales y contables son tu responsabilidad.
5. Cómo protegemos tus datos
- Cifrado en tránsito (TLS) y cifrado en reposo de campos sensibles.
- Aislamiento por empresa a nivel de base de datos (Row-Level Security).
- Autenticación con contraseña robusta, 2FA disponible, tokens en cookies seguras.
- Control de acceso por roles, registros de auditoría y respaldos periódicos.
Ninguna medida es infalible. Mantén tus credenciales seguras y activa el 2FA.
6. Con quién compartimos datos (subencargados)
No vendemos tus datos. Los compartimos solo con: (a) la DGII (cuando emites e-CF o lo exige la ley), (b) autoridades cuando la ley lo requiere, y (c) proveedores tecnológicos (subencargados) que nos permiten operar, bajo obligación de confidencialidad y solo para los fines aquí descritos:
| Proveedor | Función | Datos que recibe | País |
|---|---|---|---|
| Alanube | Facturación electrónica e-CF (certificado DGII) | e-CF: RNC, NCF, montos, datos del cliente | Colombia/LatAm |
| Anthropic (Claude) | OCR y asistente de IA | Facturas e información de negocio consultada | EE.UU. |
| Google (Gemini) | OCR (respaldo) | Facturas | EE.UU. |
| OpenAI / Groq | Asistente de IA (respaldo) | Información de negocio consultada | EE.UU. |
| Supabase | Base de datos, almacenamiento, autenticación | Todos los datos de la cuenta | EE.UU./región |
| Railway / Vercel | Infraestructura/hosting | Toda la aplicación | EE.UU./global |
| Stripe | Procesamiento de pagos de suscripción | Datos de pago, email, identidad | EE.UU. |
| Whop | Procesamiento de pagos de suscripción | Datos de pago, email, identidad | EE.UU. |
| PayPal | Procesamiento de pagos de suscripción (alternativo) | Datos de pago, email, identidad | EE.UU. |
| Resend | Correos transaccionales y de seguimiento comercial | Email y contenido de notificaciones | EE.UU. |
| Sentry | Monitoreo de errores | Datos técnicos de errores (posible PII) | EE.UU./UE |
| Firebase (Google) | Notificaciones push | Identificadores de dispositivo | EE.UU./global |
| Google (Analytics) | Medición de uso del sitio (solo si aceptas las cookies de análisis) | Eventos de navegación, identificadores de navegador | EE.UU. |
| Meta | Medición de anuncios: Pixel y API de conversiones (solo si aceptas las cookies de marketing) | Identificadores de navegador y de clic, eventos de uso y el aviso de registro | EE.UU. |
La lista vigente y detallada está en el Anexo de Subencargados del DPA. Avisaremos antes de incorporar un subencargado nuevo que reciba datos personales.
6.1 Uso de tus datos de registro por Kodify International LLC
Cuando creas una cuenta, usamos tus datos de contacto (nombre, email, RNC, teléfono) también para gestionar nuestra relación comercial contigo (seguimiento de cuenta, soporte y, si lo consientes, comunicaciones de marketing). Base legal: interés legítimo y/o consentimiento. Puedes oponerte a las comunicaciones de marketing en cualquier momento (enlace de baja en cada correo o privacidad@kofacture.com), sin que afecte el uso del servicio.
6.2 Integraciones y exportaciones que TÚ activas
Kofacture te permite conectar servicios externos (p. ej. tiendas e-commerce) y configurar API y webhooks que envían tu información a sistemas de terceros que tú eliges. Cuando activas estas funciones, tú decides el destino y eres responsable de que ese tratamiento tenga base legal. Kofacture actúa solo como medio de transmisión conforme a tus instrucciones (ver DPA).
7. Transferencia internacional de datos
Como ves en §6, parte de tus datos se procesa fuera de la República Dominicana (principalmente EE.UU.). Lo hacemos para poder prestarte el servicio. Adoptamos garantías contractuales con cada proveedor (confidencialidad, seguridad y, para IA, no-entrenamiento). Al usar Kofacture y aceptar esta política, reconoces y consientes esta transferencia internacional conforme a la Ley 172-13. Detalle en el Aviso de Transferencia Internacional.
8. Cuánto tiempo conservamos los datos
| Tipo de dato | Retención |
|---|---|
| Datos de cuenta | Mientras la cuenta esté activa |
| Documentos y comprobantes fiscales | Conforme a la obligación tributaria aplicable |
| Datos no fiscales tras cierre de cuenta | Eliminados o anonimizados dentro de 30 días |
| Registros de auditoría y seguridad | Hasta 2 años |
| Registros de aceptación legal (consentimientos) | Conservados como evidencia de cumplimiento |
9. Tus derechos (ARCO + portabilidad)
Tienes derecho a: Acceso, Rectificación, Cancelación (eliminación) y Oposición, además de portabilidad (exportar tus datos). Para ejercerlos: privacidad@kofacture.com. Respondemos en un máximo de 15 días hábiles.
- Puedes solicitar el borrado de tu cuenta desde Configuración. El borrado abarca tus datos y, cuando corresponda, los de los terceros que administras a través de la plataforma.
- Si consideras que tratamos tus datos indebidamente, puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos competente en RD.
10. Notificación de brechas de seguridad
Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa tus datos personales, te notificaremos sin demora indebida, dentro de las 72 horas siguientes a que lo confirmemos, informando: qué pasó, qué datos pudieron afectarse, las medidas tomadas y las recomendaciones para ti. Notificaremos también a las autoridades cuando la ley lo exija.
11. Cookies
Usamos cookies necesarias para operar y, con tu consentimiento, cookies analíticas y de marketing. Detalle y control en la Política de Cookies.
12. Menores
Kofacture es un servicio para mayores de edad (18+). No recopilamos conscientemente datos de menores.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Si el cambio es material, te avisaremos por email y/o con un aviso en la plataforma antes de que entre en vigencia, y cuando corresponda solicitaremos tu aceptación. La fecha de vigencia siempre estará arriba.
Contacto: privacidad@kofacture.com · soporte@kofacture.com Responsable: KODIFY INTERNATIONAL LLC — opera Kofacture